내용증명을 받았다면

내용증명 회신서를 쓰기 전에 알아둘 한계

내용증명을 받고 회신서를 쓰려고 하면 상대방 문장마다 바로 반박하고 싶어집니다. 그래도 회신서 내용증명 작성은 내가 가진 사실과 자료를 정리하는 일부터 시작합니다. 정리 없이 쓴 회신서에는 나중에 내 자료와 어긋나는 문장이 남을 수 있습니다.

관련 업무: 사실확인서·내용증명 작성 대행 안내

저희 사무소가 할 수 없는 일부터 말씀드립니다. 누구 주장이 법적으로 맞는지 판단하는 일, 소송 여부나 앞으로 어떻게 할지 방향을 정하는 일은 행정사의 업무가 아닙니다. 이런 판단이 필요하다면 상담할 곳은 변호사입니다. 행정사는 행정사법 제2조제1항제2호에 따라 의뢰인이 제공한 사실관계와 자료를 시간순·항목별로 정리해 회신서와 사실증명 서류를 작성합니다.

• 내용증명은 어떤 내용의 문서를 언제 보냈는지를 우체국이 증명하는 제도입니다(2026년 기준 우편법 시행규칙 제25조제1항제4호가목). 우체국은 발송과 증명만 맡고 분쟁은 판단하지 않습니다.
• 내용증명 회신 기한을 정한 법령 규정은 없습니다. 상대방이 적어 보낸 기한은 상대방의 요청일 뿐입니다. 그 기한이 어떤 의미를 갖는지는 계약 내용에 따라 달라집니다.

회신서 전에 정리할 사실관계 다섯 가지

1. 계약 문서와 계약 성격 — 계약서, 견적서, 발주 메시지부터 모읍니다. 일의 완성을 약속한 계약인지(민법 제664조 이하 도급), 업무 처리를 맡긴 계약인지(민법 제680조 이하 위임)에 따라 관련 조문이 달라집니다. 계약 성격은 계약서 제목이 아니라 실제 내용으로 판단됩니다. 그래서 이 부분은 변호사에게 판단을 받아 두는 편이 낫습니다.
2. 시간순 경과표 — 계약일, 착수일, 중간 보고, 대금 지급, 문제 제기 시점을 날짜별로 한 줄씩 적어 내려가면 됩니다.
3. 사실관계 대조표 — 상대방 내용증명의 주장을 항목별로 나눈 뒤 항목마다 내가 아는 사실과 그걸 보여 주는 자료를 옆 칸에 적습니다. 상대방이 민법 제390조의 채무불이행을 주장했다면 이 표의 중심은 실제로 무엇을 언제 이행했는지입니다.
4. 증거자료 목록 — 카톡, 이메일, 통화녹음, 입금 내역마다 번호를 붙이고 날짜·작성자·요지를 달아 둡니다. 원본 파일은 손대지 않은 채 따로 보관합니다.
5. 수행내역표 — 용역이나 업무를 맡았던 쪽이라면 실제로 한 일을 날짜와 결과물별로 정리해 둡니다.

실제로 처리한 사례

한 의뢰인은 보수반환을 요구하는 내용증명을 받고 회신서 작성을 맡기셨습니다. 사실관계 대조표, 증거자료 목록, 수행내역표를 한 세트로 구성해 회신서에 붙였습니다. 의뢰인이 제공한 통화녹음 81건은 하나씩 목록화하고 통화마다 요지를 요약해 정리했습니다. 이 건은 계약이 도급인지 위임인지에 따라 관련 조문이 달라지는 경우였습니다. 그래서 법적 판단이 필요한 부분은 변호사 상담도 함께 권해 드렸습니다.

앱 개발 계약을 두고 내용증명을 받은 사례도 있습니다. 검수 가능 상태, 결제 연동, 앱스토어 반려, 잔금 문구처럼 항목별로 사실관계 메모를 쌓은 뒤 회신서를 확정했습니다. 상대방이 첨부한 캡처와 의뢰인이 가진 원자료가 다른 부분이 있어 두 자료를 나란히 놓고 대조하는 확인 절차를 거쳤습니다.

두 사례 모두 기간은 자료 분량에 따라 달라졌습니다. 녹음이나 대화 자료가 많을수록 정리 기간이 늘어납니다. 아래에 적은 기간도 이런 사례에서 나온 것입니다.

회신서 작성 절차와 기간

1. 상담 — 받으신 내용증명과 작성 목적을 함께 확인합니다. 상담은 카카오톡, 전화, 방문 중 편한 방법으로 하시면 됩니다.
2. 사실관계 확인 — 계약 문서와 자료를 검토하고 앞에서 본 표들로 옮겨 정리합니다.
3. 회신서 초안 작성 — 문장은 표에 정리된 사실만으로 짭니다.
4. 검토·수정 — 초안에 사실과 다른 부분이 없는지는 의뢰인이 확인하십니다. 수정 사항이 나오면 반영합니다.
5. 날인·발송 지원 — 마지막으로 행정사 직인을 날인하고 우체국 내용증명 발송까지 지원합니다.

대부분의 문서는 2~3일 안에 발급할 수 있습니다. 다만 위 사례처럼 녹음이나 대화 자료가 많으면 그보다 오래 걸릴 수 있습니다.

자주 묻는 질문